Instrukcja opisuje zasady składania skarg i zażaleń oraz zgłaszania podejrzeń nieprawidłowości i naruszeń prawa w związku z działalnością prowadzoną przez Fundację Eudajmonia (dalej Fundacja) zarówno przez pracowników, współpracowników oraz wykonawców usług jak również odbiorców usług oraz jego otoczenia a także wykonawców zewnętrznych.
Instrukcja obowiązuje wszystkich pracowników, współpracowników i wykonawców usług Fundacji jej zapisy mają również zastosowanie do odbiorców usług i jego otoczenia oraz wykonawców zewnętrznych współpracujących z Fundacją.
Załącznik nr 1- Formularz zgłaszania skarg, zażaleń, nieprawidłowości, naruszeń prawa
ZGŁASZANIE PRZEZ PRACOWNIKÓW, WSPÓŁPRACOWNIKÓW, WYKONAWCÓW USŁUG SKARG, ZAŻALEŃ, NIEPRAWIDŁOWOŚCI ORAZ NARUSZEŃ PRAWA
Wszyscy pracownicy, współpracownicy i wykonawcy usług Fundacji mogą zgłaszać skargi, zażalenia oraz wszelkie uchybienia prawne oraz zauważone działania niezgodne z wewnętrznymi regulaminami, procedurami, instrukcjami, Kodeksem Pracy czy innym obowiązującym ustawodawstwem. W pierwszej kolejności nieprawidłowości powinny zostać zgłoszone do bezpośredniego przełożonego pracownika, współpracownika czy wykonawcy usługi.
Kolejnym krokiem jest zgłoszenie skargi, zażalenia, nieprawidłowości czy naruszeń prawa na piśmie które odbywa się wyłącznie na Formularzu zgłaszania skarg, zażaleń, nieprawidłowości zażaleń i naruszeń prawa stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji poprzez:
Fundacja Eudajmonia ul. Borówkowa 5a, 59-101 Polkowice z dopiskiem „Skargi, zażalenia, nieprawidłowości, naruszenia prawa”.
ZGŁASZANIESKARG, ZAŻALEŃ, NIEPRAWIDŁOWOŚCI ORAZ NARUSZEŃ PRZEPISÓW PRAWA PRZEZ ODBIORCÓW USŁUG ORAZ JEGO OTOCZENIE
Mechanizm zgłaszania skarg, zażaleń, nieprawidłowości oraz naruszeń przepisów prawa został opracowany również na potrzeby odbiorców usług świadczonych przez Fundację Eudajmonia oraz jego otoczenia.
Mogą oni wnosić skargi i zażalenia a także zgłaszać nieprawidłowości oraz naruszenia przepisów prawa (w związku z działalnością Fundacji) wyłącznie na piśmie poprzez:
wysłanie wypełnionego formularza (Załącznik nr 1) pocztą tradycyjną na adres:
Fundacja Eudajmonia ul. Borówkowa 5a, 59-101 Polkowice z dopiskiem „Skargi, zażalenia, nieprawidłowości, naruszenia prawa”.
Skargi, zażalenia i zgłoszenia naruszeń i/lub nieprawidłowości powinny być zgłaszane na piśmie wyłącznie poprzez wypełnienie formularza stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji.
Zgłoszenia niepełne, niedoprecyzowane i anonimowe nie będą rozpatrywane.
BADANIE ZGŁOSZONYCH SKARG, ZAŻALEŃ, NIEPRAWIDŁOWOŚCI ORAZ NARUSZEŃ PRAWA –
Niezwłocznie po wpłynięciu zgłoszenia skargi, zażalenia lub zawiadomienia o nieprawidłowościach lub naruszeniu przepisów prawa bezpośredni przełożony/kierownik projektu/koordynator usługi stwierdza czy zgłoszenie jest zasadne oraz podejmuje dalsze czynności wyjaśniające oraz w kolejnym kroku działania naprawcze.
Każde zgłoszenie jest rejestrowane. Odpowiedź na zgłoszenie następuję w ciągu 30 dni od dnia wpłynięcia zgłoszenia.
Jeżeli zgłoszenie ze względu na swoją złożoność wymaga dłuższego czasu na odpowiedź, powód zaistnienia zwłoki i data spodziewanej odpowiedzi oraz podjęte kroki w celu wyjaśnienia zgłoszenia, zostaną przekazane w ciągu 30 dni roboczych.
Bezpośredni przełożony/kierownik projektu/koordynator usługi sporządza notatkę
z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego.
Cały przebieg procesu jest nadzorowany przez Prezesa Zarządu Fundacji Eudajmonia
GWARANCJA POUFNOŚCI I OCHRONA OSÓB ZGŁASZAJĄCYCH
Informacje przekazane w ramach złożonej skargi, zażalenia lub zawiadomienia o nieprawidłowościach lub naruszeniach prawa są poufne i podlegają ochronie przed udostępnieniem osobom nieuprawnionym. Fundacja zapewnia zgłaszającym nieprawidłowości, ochronę co najmniej przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
Przekazane informacje zostaną ujawnione wyłącznie niezbędnym organom prawnym, jeżeli będzie to konieczne z uwagi na rodzaj naruszenia.
Cały przebieg procesu skuteczności Instrukcji jest nadzorowany przez Prezesa Zarządu Fundacji Eudajmonia.
Strona została zaktualizowana i dostosowana w ramach projektu Regionalna Akademia Selfadokwatury - Nic o nas bez nas- projekt finansowany z Funduszy EOG w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny.